کاهش هزینه در شهرداری
فضای سبز و سد معبر
از مواردی که این سازمان می تواند در کاهش هزینه های شهرداری بکار برد: آیتمی‌شدن برخی از فعالیت‌های نگهداری فضای سبز، نگهداری چمن، پرچین درختان می باشد. کاهش هزینه ها می تواند ناشی از کاهش سطوح چمن در مقایسه با گل دائمی و فصلی باشد. همچنین استفاده از لامپ‌های کم‌مصرف در پارک ها و تبدیل پروژکتورهای پرمصرف به لامپ‌های LED می تواند موثر باشد.
آتش‌نشانی
سازمان آتش‌نشانی و خدمات ایمنی شهرداری نیز می تواند اقداماتی را برای اصلاح الگوی مصرف در سازمان بکار گیرد. جمع‌آوری خودروهای فرسوده که هزینه نگهداری و تعمیرات بالایی دارند وجایگزین کردن خودروهای جدید از اقدامات این سازمان می باشد. همچنین اختصاص خودرویی مشابه امداد خودرو جهت مراجعه به ایستگاه‌ها برای تعمیر خودورها می تواند موثر واقع شود. این امر باعث کاهش زمان صرف شده جهت رفت و برگشت خودروهای عملیاتی خواهد شد.
از دیگر موارد، گازسوز کردن خودروهای سواری، نصب سیستم هوشمند روشنایی فضاهای عمومی، تهیه آرشیو مناسب از لوازم، مصالح و تجهیزات مورد نیاز هر ایستگاه، صرفه‌جویی در آب مصرفی به عنوان ماده اطفایی حریق در عملیات‌ها، استفاده از آب غیر شرب شامل آب استخرها، چاه‌ها، استفاده از نیروهای کارگری در شیفت‌های ۲۴ساعت کار و ۴۸ساعت استراحت، واگذاری امور تعمیر و نگهداری خودروها و شارژ خاموش‌کننده، پرداخت حق ایاب و ذهاب به کارکنان به جای به کارگیری سرویس و واگذاری بازدیدهای اصناف به بخش خصوصی می باشد.
بازیافت
سازمان بازیافت و تبدیل مواد شهرداری نیز برای کاهش هزینه های شهرداری وظایفی دارد. گازسوزکردن خودروهای بخش امانی، رنگ‌آمیزی دیوارها و سقف اتاق کار پرسنل با استفاده از رنگ روشن، کاهش تعداد لامپ‌های اضافی در محیط اداری و تعویض و تبدیل آنها با لامپ‌های کم‌مصرف، تبدیل کولرهای فرسوده با کولرهای گازی کم مصرف، کاهش توقفات خطوط تولید با هدف کاهش زمان، اجرای سیستم کنترل فیدبک کالاهای خریداری شده و … از جمله این موارد است.
پارک‌ها
درسازمان پارک‌ها وفضای سبز شهرداری می توان با واگذاری برخی فعالیت های سازمان، موجب کاهش درهزینه های شهرداری شد. برنامه‌ریزی در جهت واگذاری تولیدات فرودگاه به بخش خصوصی، صرفه‌جویی و بهینه‌سازی مصرف آب و سیستم سوخت و روشنایی تهویه، بهره‌برداری از سایت‌های پورتال شهرداری به منظور جلوگیری از تردد، کاهش تعداد خودروها… از جمله عناوین مورد استفاده این سازمان در جهت اصلاح الگوی مصرف می باشد.
میادین
سازمان میادین میوه و تره‌بار و ساماندهی مشاغل شهری نیز با تعریف ساعات کاری برای بازارهای سازمان، واگذاری نظارت بازارهای سازمان از طریق بخش خصوصی، برنامه‌ریزی درخصوص کاهش هزینه‌های مصرفی سازمان به نحوی که خللی در تحقق اهداف سازمان به وجود نیاید، تعیین تکلیف خودروهای اسقاطی موجود در محل پارکینگ جاده کلات، طراحی بازارهای سازمان با در نظر گرفتن کمترین مصرف انرژی و… را باید درجهت اصلاح الگوی مصرف در شهرداری در دستور کار خود قراردهد.
خدمات موتوری
سازمان خدمات موتوری شهرداری ، با بهره‌گیری و جایگزینی خودروهای چند منظوره تعویض لامپ‌های رشته‌ای پر مصرف و جایگزین لامپ‌های کم‌مصرف و خاموش نمودن آنها در زمان خروج از محل کار، استفاده از دور کند کولرها و بخاری‌ها، خاموش نمودن سیستم‌های کامپیوتری در زمان خروج از محل کار، خاموش‌نمودن وسیله نقلیه تحویلی در هنگام عدم نیاز،بازدید دوره‌ای مداوم و کنترل آب، روغن خودرو، بهره‌برداری بهینه و استاندارد از خودروهای تحویلی، استفاده از لوازم یدکی با کیفیت عالی در تعمیرات، صرفه‌جویی و مصرف بهینه آب شرب و غیر شرب، تاکید بر آموزش مداوم و مستمر نیروی انسانی، ارائه راهکار درخصوص کاهش هزینه‌ها و یا اثربخشی فرآیندها در جهت تداوم و افزایش درآمدهای سازمان را باید در دستور کار خود در راستای شعار اصلاح الگوی مصرف قرار دهد.
برخی از تصویب‌های خدمات شهری
بهای خدمات جمع‌آوری و حمل و نقل و نگهداری موارد سدمعبر، دستورالعمل نحوه تعیین بهای خدمت جمع‌آوری حمل و دفن زباله‌های شهری، بهای خدمات جابه جایی درختان و عوارض و ضوابط قطع درختان، لایحه ارائه تسهیلات و خدمات تشویقی برای مشارکت شهروندان در زمینه توسعه و حفظ فضای سبز، دریافت بهای خدمات آتش‌نشانی، بهای خدمات استفاده از سرویس‌های بهداشتی، اخذ بهای اجاره محل‌های نصب تاسیسات شهری، دستورالعمل نحوه ذخیره‌سازی و نگهداری پسماند در مجتمع‌ها و اخذ بهای خدمات نظارت، لایحه اخذ بهای خدمات از مشاغل آلاینده و مزاحم در قالب کمیسیون بند۲۰ و… .
مدیریت هزینه
مدیریت راهبردی هزینه رویکردی با هدف مدیریت و افزایش اثربخشی در استفاده از منابع در اختیار سازمان است. به نحوی که حداکثر منافع حاصل گردد. در این راستا، هزینه‌ها و مخارج فعالیت‌هایی که برای سازمان ارزش‌آفرین هستند (هزینه‌های مثبت)، کاهش نمی‌یابند.
کاهش هزینه(دیدگاه اول):کاهش در به‌کارگیری و مصرف منابع در هر واحد یا هر فرایند و فعالیت، بدون آنکه تأثیر منفی یا کاهنده بر کیفیت و عملکرد فعالیت مربوط داشته باشد. مشروط بر آنکه هزینه از یک دوره به دوره‌های آتی یا سایر واحدها و فرایندها انتقال پیدا نکند.
کاهش هزینه (دیدگاه دوم):افزایش کیفیت و عملکرد فعالیت‌های واحدها، فرایندها یا فعالیت‌ها، بدون اینکه افزایشی در به‌کارگیری و مصرف منابع رخ دهد. یعنی به‌کارگیری منابع، ثابت فرض شود.
برخی روش‌های کاهش هزینه
۱ ساده‌سازی پیچیدگی‌های فرایندهای کاری.
۲ استفاده از طرح‌ها و برنامه‌های مشخص، معین و مدون (برنامه‌ریزی و طراحی صحیح و کارشناسی پیش از اجرا).
۳ صرفه‌جویی در مواد، زمان و انرژی و جلوگیری از ضایعات.
۴ اتخاذ سیاست‌های صحیح خرید، تهاتر، واگذاری (برون‌سپاری) یا اجرای امانی.
۵ استفاده از منابع تأمین (خرید یا ساخت) ارزان با کیفیت مورد قبول.
۶ خرید و حمل به موقع.
۷ کاهش هزینه خواب موجودی و سرمایه.
۸ کاهش دوباره‌کاری‌ها و تأخیرها.
برخی روش‌های شناسایی پروژه‌های کاهش هزینه
۱ خرید از منابع ارزان‌تر، تغییر در روش خرید و تغییر در روش پرداخت‌ها، چنانچه منجر به کاهش هزینه شود.
۲ پروژه‌هایی که منجر به کاهش مصرف منابع شود. مشروط بر اینکه از کمیت و کیفیت اقلام قابل تحویل و خدمات مورد انتظار کاسته نشود.
۳ پروژه‌هایی که منجر به آزادسازی منابع شود. مشروط بر اینکه از منبع آزادشده به صورت برنامه‌ریزی‌شده و حساب‌شده استفاده گردد.
۴ حذف یا کاهش ضایعات و دوباره‌کاری‌ها، چنانچه منجر به کاهش هزینه یا افزایش بازده شود.
۵ پروژه‌های تغییر یا اصلاح فرایند، چنانچه منجر به کاهش یا حذف دوباره‌کاری‌ها یا ضایعات و یا افزایش بازده شود.
۶ تغییر و اصلاح فرایند (ترکیب چند فعالیت، عملیات، فرایند، واحد، سازمان یا اداره) چنانچه منجر به کاهش هزینه یا افزایش بازده شود.
۷ تصمیم‌گیری‌های ساخت، خرید، تهاتر، واگذاری (برون‌سپاری) یا اجرای امانی در مورد فعالیت‌ها، برنامه‌ها و خدمات. چنانچه منجر به کاهش هزینه یا افزایش بازده گردد.
۸ تغییر در نوع مواد مصرفی (به جهت سهولت فراوری یا تغییر قیمت)، تغییر در طرح و برنامه با هدف ساده‌سازی انجام کار، انعطاف‌پذیری و مدیریت ریسک تصمیم‌ها، سهولت توالی عملیات و فرایندها، در دسترس بودن یا ارزان بودن تکنولوژی مورد نیاز، استفاده مجدد یا مشترک از منابع مصرفی و سرمایه‌ای چنانچه منجر به کاهش هزینه یا افزایش بازده گردند.
۹ تغییر در سیاست‌های خدمت‌رسانی، بهبود روش‌های تأمین و مصرف منابع، چنانچه منجر به کاهش هزینه گردد.
۱۰ حذف مغایرت‌های مختلف پروژه‌ها (زمان، هزینه، دامنه و …) چنانچه منجر به کاهش هزینه گردند.
ایده‌هایی که جزء پروژه‌های کاهش هزینه در نظر گرفته نمی‌شوند:
۱ مواردی که باعث کاهش کمیت یا کیفیت خدمات شوند.
۲ مواردی که کاهش هزینه آنها، منجر به انتقال یا افزایش هزینه در دیگر واحدها، فعالیت‌ها و فرایندها شود.
۳ مواردی که منجر به انتقال هزینه به دوره مالی بعد شوند.
۴ مواردی که همسو با اهداف یا برنامه‌های راهبردی سازمان نباشند. منع قانونی داشته باشند و یا به تشخیص خرد جمعی، اجرای آنها به مصلحت نباشد.
۵ مواردی که اندازه‌گیری کاهش هزینه ناشی از اجرای آنها، امکان‌پذیر نباشد (نظیر تسریع در تهیه گزارش‌ها، تقویت بخش متره و دقت در برآوردها و …).
لزوم خلاقیت شهرداری ها در تأمین هزینه های شهر
راه های زیادی برای نیل به اعتماد پایدار شهروندان به مدیران شهری و افزایش مشارکت شهروندان وجود دارد. قطعا مهمترین آنها رعایت بایسته ها و ایفای نقش خلاقیت از سوی شهرداری برای تامین هزینه های شهر است. شهرداری باید به این سمت حرکت کند که با به کارگیری عقلانیت و خلاقیت و با طرح راه حل های جدید و بدیع، همه هزینه های اجرایی شهر را از عوارض دریافتی و مستقیما از سوی مردم تامین نکند.
باید افراد خلّاق و کارآفرین در شهرداری به کار گرفته شوند. از راه های مختلف برای شهرداری ها کسب درآمد بکنند. برای مثال شهرداری هزینه زیادی برای حفظ و نگهداری فضای سبز درسطح شهر صرف می کند. آیا تا به حال به این اندیشیده شده است که به جای گونه های غیر مثم، از این فضا برای کشت و کار مثمر بهره گرفته شود. مثلا به جای چمن، سبزیجات مختلف خوراکی کشت شود، یا به جای درخت های بدون میوه و تزیینی از درخت های میوه دار استفاده شود. با این کار هزینه حفظ و نگهداری فضای سبز از دوش شهرداری کم می شود. همچنین برا ی شهرداری درآمدزایی نیز خواهد شد.
یکی دیگر از راه حل ها، ایجاد سامانه های انرژی های نو است. بازیافت فاضلاب شهری و تبدیل آن به بیوگاز یکی از این راه هاست. انرژی های نوین دیگری همچون انرژی خورشیدی و انرژی بادی نیز با یک سرمایه گذاری کوچک اولیه، صرفه جویی عظیمی در هزینه های شهرداری خواهند کرد. فضاهای بزرگ و بکری در اختیار شهرداری است که می توان از آنها برای تامین انرژی های نو استفاده کرد. خلاقیت هایی از این دست در عرصه های مختلف شهری وجود دارد.
همچنین باید در کاهش هزینه های جاری شهرداری نیز خلاقیت را در نظر گرفت. مثلاً استفاده از لامپ های LED به جای لامپ های رشته ای که بسیار پرمصرف هستند.
اگر شهرداری از این ایده ها استقبال کرده و حتی آنها را خریداری نماید و اگر سالی حتی یکی از این ایده ها عملیاتی شود، در طی چند سال، تحولی بزرگ و سرمایه عظیمی برای شهرداری ایجاد خواهد شد.
مدیریت و حسابداری در شهرداری ها
مدیر امور مالی که طبق ماده ۷۹ قانون شهرداری در معیت شهردار ذیحساب شهرداری می باشد بر کلیه واحد ها و شعبه مالی ریاست نظارت خواهد داشت. شهردار مجاز به تعیین یا تغییر او بدون موافقت انجمن شهر نخواهد بود .
در شهرداری های کوچک و متوسط ممکن است به ذیحساب مذکور که کلیه کارهای مالی را رؤسا و یا به کمک تعدادی کارمند انجام می دهد عنوان رئیس حسابداری اطلاق شود .
وظائف مسئول امور مالی که در معیت شهردار ذیحساب میباشد به طور معمول در شهرداری های متوسط و بزرگ به قرار زیر است :
الف ـ تهیه برنامه عملیات مالی و هماهنگ ساختن عملیات مذکور .
ب ـ تهیه گزارشهای مالی و ترازنامه و تفریغ بودجه سالانه و بررسی و تأیید آنها .
ج ـ بررسی و کنترل کیفیت اجرای بودجه .
د ـ راهنمائی کارکنان مالی در اجرای مقررات و دستورالعملهای مربوطه .
شرکت در جلسات مناقصه و مزایده و هیأت عالی معاملات و انجام سایر تکالیفی که طبق آئین نـامه معاملات شهرداری بعهده مدیر امـور مالی محول است .
بررسی قراردادها از نظر انطباق آن با اصول و موازین حقوق مالی .
امضای چکها و اسناد پرداخت بعنوان یکی از امضاء کنندگان مجاز طبق ماده۷۹ قانون شهرداری .
امضای مکاتبات مربوط به امور مالی در حدود مقررات مربوط .
اعمال اختیاراتی که از طرف شهردار در عقد قراردادها و ایجاد تعهد یا تشخیص یا صدور حواله به عهده او محول می شود .
تماس با سازمانها و اشخاص خارج از شهرداری و پیمانکاران و مذاکره با آنها در امور مالی و معاملات شهرداری .
در شهرداری های بزرگ ممکن است به تناسب حجم کارهای مالی به تعداد مورد لزوم حسابدار و کارمند در دفتر مدیر امور مالی برای همکاری و کمک به او گمارده شود .